Knowledge Capture

Dalam Penangkapan pengetahuan kita harus menangkap kedua jenis pengetahuan yaitu pengetahuan tacit yang baru ditangkap atau diperoleh, dan pengetahuan eksplisit yang telah ada diatur atau diberi kode. Menurut Nonaka (2004 dalam Kurniawati) ada dua tipe pengetahuan dalam diri manusia yaitu pengetahuan tacit (tacit knowledge) dan pengetahuan eksplisit (explicit knowledge). Polanyi (1966 dalam Kurniawati) pengetahuan tacit memiliki beberapa sifat antara lain yaitu; 1) tidak dapat dibagi 2) merupakan hal yang lebih banyak diketahui daripada disampaikan 3) seringkali terdiri dari kebiasaan-kebiasaan dan budaya yang tidak dapat ditentukan sendiri 4) tidak dapat dikodifikasi, hanya dapat dipidahkan atau diperoleh melalui pengalaman 5) menggambarkan fakta (know what) dan sains (know why) 6) melibatkan pembelajaran skill 7) terbentuk dalam kelompok dan hubungan organisasional, asumsi, nilai inti, keyakinan, sulit didefinisikan, disimpan, dihitung, dan dipetakan.

Groff dan Jones (1999 dalam Kurniawati) pengetahuan tacid pada diri perorangan menyatu dengan pengalaman individu tersebut dan tidak ada wujudnya kemudian ditambahkan lagi oleh Malhotara (2005 dalam Kurniawati)
pengetahuan tacit tentang bagaimana atau cara yang ada dalam pikiran atau benak manusia berkaitan dengan mengenali, membagi, menghasilkan dan mengatur sesuatu. Tacit Knowledge dapat diartikan sebagai suatu pengetahuan yang tidak mudah untuk digambarkan dan dibagikan, pada pengetahuan ini berupa suatu pengalaman dan keahlian yang dimiliki oleh masing-masing individu dimana pengetahuan tersebut belum terdokumentasikan, pengetahuan ini didapatkan atau berkembang melalui interaksi dan komunikasi dengan orang lain (Darudiato, 2013). Berdasarkan pengertian dari para ahli, penulis menyimpulkan bahwa pengetahuan tacit (tacit knowledge) merupakan pengetahuan yang bersumber dari pengalaman, kebiasaan, keyakikanan, dan budaya yang tidak mudah untuk digambarkan dan dibagikan serta diindetifikasi maupun disimpan yang dimiliki oleh pribadi atau kelompok tentang suatu fakta serta sains.

            Terdapat metode-metode yang digunakan dalam menangkap pengetahuan tacit, diantaranya : Wawancara ahli, Cerita, Learning by told, Learning by observation. Selain itu terdapat pula metode lain yakni :

•           Sesi ad hoc : cara memobilisasi komunitas praktik atau jaringan profesional informal secara cepat untuk meminta bantuan anggota. Ini biasanya sesi brainstorming tidak lebih dari 30 menit dan dapat berlangsung sebagai pertemuan antar muka atau menggunakan teknologi seperti pesan instan, email, telekonferensi, dan ruang obrolan.

•           Road map : lebih bersifat formal, peta jalan cenderung difasilitasi pertemuan penyelesaian masalah yang dijadwalkan, diselenggarakan, dan mengikuti agenda. Tujuannya adalah untuk memecahkan masalah sehari-hari di forum publik, yang sering mengarah pada pengembangan pedoman dan bahkan standar untuk perbaikan proses yang berkelanjutan dalam perusahaan.

•           Sejarah belajar : cara yang sangat berguna untuk menangkap pengetahuan tacit, terutama dalam pengaturan kelompok. Mereka mewakili sejarah retrospektif peristiwa penting yang terjadi di masa lalu organisasi, seperti yang dijelaskan dalam suara orang-orang yang mengambil bagian di dalamnya. Proses pembelajaran sejarah terdiri dari (1) perencanaan, (2) wawancara reflektif, (3) distilasi, (4) penulisan, (5) validasi, dan (6) diseminasi.

•           Pembelajaran aksi : didasarkan pada kenyataan bahwa orang cenderung belajar sambil melakukan. Kelompok kecil dapat dibentuk dengan peserta yang memiliki masalah, tujuan, atau kebutuhan belajar yang sama. Mereka dapat bertemu secara teratur, melaporkan kemajuan, bertukar pikiran tentang alternatif, mencoba hal-hal baru, dan mengevaluasi hasilnya. Ini adalah bentuk kerja kelompok yang berorientasi pada tugas dan pembelajaran yang cocok untuk bidang-bidang yang sempit dan khusus serta masalah-masalah khusus.

•           Solusi E-learning : biasanya melibatkan menangkap pengetahuan prosedural yang berharga dan mendokumentasikan sejarah semua perubahan prosedural, bersama dengan penjelasan atau justifikasi untuk perubahan yang dibuat (George dan Kolbasuk, 2003). Dengan cara ini, utas sejarah dipertahankan, dan konteks di mana perubahan dianggap perlu tidak hilang. Selain repositori untuk pengetahuan seperti itu, proses perlu ditetapkan dimana karyawan yang berencana untuk pergi memiliki waktu dan dukungan yang diperlukan untuk mengatur dan menyimpan bahan referensi mereka, pengalaman prosedural yang terakumulasi selama bertahun-tahun, dan pengetahuan berharga untuk menguntungkan orang lain di masa depan.

Sedangkan pengambilan pengetahuan di dalam organisasi yang lebih makro, pendekatan yang baik diusulkan oleh Malhotra (2000), yang menguraikan empat proses utama perolehan pengetahuan organisasi: (1) okulasi, (2) pembelajaran pengganti, (3) pembelajaran pengalaman, dan (4) proses inferensial.